1. Lead-Routing mit Sofort-Reaktion
Klassisches Problem: Leads kommen über das Webform, landen in einer Mailbox, werden vielleicht am nächsten Tag gesichtet. Lead-Wert sinkt mit jeder Stunde Verzögerung. Workflow: Form-Submission → CRM-Eintrag (Hubspot/Pipedrive) → Lead-Score (anhand Branche, Volumen) → Slack-Notify an passenden Sales → Calendly-Link in Auto-Reply-Mail. Resultat: Lead wird in <60 Sekunden bearbeitet. Aufwand: 1 Woche. ROI: typisch 10-20% mehr abgeschlossene Leads.
2. CRM-Sync zwischen mehreren Tools
Wenn Sales mit Pipedrive arbeitet, Marketing mit Hubspot, und Customer-Success mit Intercom, gehen Daten verloren. Bidirektionaler Sync der wichtigsten Felder (Name, Status, Aktivität) hält alle Tools synchron. Aufwand: 1-2 Wochen. Kostet keine Mitarbeiterzeit mehr für manuelle Pflege.
3. Eingehende Rechnungen automatisch verarbeiten
Rechnungen kommen per Mail. Workflow: Mail-Trigger (mit "Rechnung" im Subject) → AI extrahiert Beträge, Lieferant, Datum → Datev-Buchung-Vorschlag → Approval-Flow per Slack → automatische Buchung. Spart Buchhaltung pro Monat 10-30 Stunden. Setup: 2-3 Wochen.
4. Mitarbeiter-Onboarding-Automation
Neuer Mitarbeiter wird in HR-System angelegt. Workflow startet: Slack-Account erstellt, Channel hinzugefügt, 1Password-Account, Asana-Tasks für Buddy, Welcome-Mail-Sequenz, Equipment-Bestellung. Vom HR-Eintrag bis Tag-1-bereit ohne manuelle Schritte. Aufwand: 1-2 Wochen für vollständigen Flow.
5. Deal-Won-Workflow für Sales-Teams
Wenn Deal in Pipedrive auf "Won" gestellt wird: Slack-Celebration im #sales-Channel, automatischer LinkedIn-Post-Draft mit anonymisierter Case-Snippet, Notion-Eintrag für Case-Studies-Pipeline, Onboarding-Email an Kunden, Customer-Success-Kickoff geplant. Aufwand: 1 Woche.
6. Churn-Prevention für SaaS
SaaS-Kunde hat 2 Wochen nicht eingeloggt? Workflow detektiert das (Daten aus eurem App-Backend), schickt Re-Engagement-Mail, erstellt Slack-Alert für Customer-Success bei Premium-Account. Verhindert Churn frühzeitig. Aufwand: 1-2 Wochen.
7. Auto-Reports am Monatsende
Monatliche Reports manuell zu erstellen frisst oft 4-8 Stunden. Workflow zieht Daten aus diversen Quellen (CRM, Analytics, Stripe), aggregiert in einer Notion-Page oder Google-Sheet, schickt PDF an Stakeholder. Aufwand: 1-2 Wochen. Spart 50+ Stunden im Jahr pro Person.
9. Meeting-Followup-Automation
Workflow: Calendly-Meeting beendet → Whisper transkribiert → Claude erstellt Zusammenfassung mit Action-Items → Notion-Page → automatischer Follow-Up-Mail-Draft. Sales-Team wird zum Sales statt Admin. Aufwand: 2-3 Wochen.
10. E-Commerce-Bestand-Sync
Multi-Channel-Verkäufer (eigener Shop + Amazon + eBay): Bestand muss überall synchron sein. Workflow zieht alle 15 Min Bestände, aktualisiert über alle Kanäle, alarmiert bei Out-of-Stock. Verhindert Über-Verkäufe und Unterbestände. Aufwand: 2-3 Wochen.
8. Social-Media-Content-Pipeline
Workflow: Neuer Blog-Post → AI generiert 3 Social-Variants (LinkedIn lang, Twitter kurz, Instagram visual) → Buffer-Schedule für nächste 3 Tage → Approval-Flow per Slack. Marketing-Team posted nicht mehr selbst, sondern reviewt. Aufwand: 1-2 Wochen.